Compliance Service

Compliance is te definiëren als het voldoen aan wet- en regelgeving,
de interne regels en de gedragscode.

Om aan deze zaken te kunnen voldoen is een beheerste en integere bedrijfsvoering noodzakelijk. Dat betekent in eerste instantie het begrijpen, vertalen en uw organisatie hierop inrichten. Dit is en blijft actueel bij een bestaande organisaties maar speelt ook al in de fase van een mogelijke vergunningaanvraag (PSD2).

Stap twee is dan het controleren en waar noodzakelijk bijstellen van de ingestelde processen, procedures en maatregelen (de controls), zodanig dat de doelen waarvoor ze zijn ingesteld optimaal worden gerealiseerd.

De menselijke maat
Voor ons betekent de menselijke maat proportionaliteit in relatie tot de omvang en middelen van uw organisatie. U heeft niet de tijd, het geld of de expertise om het beste jongetje van klas te zijn, maar u wilt wel verzekerd zijn van maximale compliance en optimale risicobeheersing.

Experts in compliance en security
Wij hebben expertise en ervaring op het gebied van KYC/CDD werkzaamheden, vergunningaanvragen (PSD2), Risk en Compliance en kunnen u op meerdere vlakken ondersteunen en ontzorgen.

Dit kan zowel in de vorm van een managed solution met onze inhouse specialisten of op basis van detachering.

Als u te maken heeft met wet- en regelgeving en wilt vaststellen of uw organisatie, processen en procedures hierop passend zijn ingericht kunnen wij een scan voor u uitvoeren. Denk hierbij aan een scan op Wwft, AVG of het klantenonderzoek.

Met de 4e anti-witwas richtlijn die per 25 juli j.l. geldig is zijn een aantal zaken veranderd, zoals definities van de uiteindelijke begunstigde (UBO), risicoclassificaties en meldingsindicatoren. Daarnaast zijn er ook nog algemene bepalingen van toepassing zoals de opleidingsplicht en de vraag of en hoe uw organisatie de interne controle en het toezicht uitvoert.

Om te waarborgen dat u voldoet aan de Wwft is het daarom belangrijk inzicht te hebben in uw verplichtingen en de wijze waarop u deze meest effectief invult.
Met onze Wwft scan stelt u bijvoorbeeld vast of u voldoet aan de wet. Wij voeren de scan uit op uw locatie met de volgende inhoud:

  • Vaststellen van de reikwijdte Wwft in relatie tot uw organisatie.
  • De basis, invulling en vastlegging van het cliëntenonderzoek.
  • Vastlegging risicobeoordeling en beleid, procedures en maatregelen.
  • Ongebruikelijke transacties en de meldingsplicht.
  • Training en opleiding (awareness).
  • Controle en monitoring.

De bevindingen, conclusies en aanbevelingen van de scan worden vastgelegd in een rapport en worden met u besproken.

Het belangrijk dat u het klantonderzoek afstemt op uw type klanten en het mogelijke risico dat zij kunnen vormen. Daarbij is ook de dossiervorming belangrijk, het bewijs (de evidence) moet eenduidig worden vastgelegd, bewaard en actueel worden gehouden gedurende de periode dat de klant aan u verbonden is.

Het is voor u belangrijk dat klantonderzoek snel en efficiënt plaatsvindt zodat de kosten beperkt blijven en de klantrelatie snel kan starten. Daarbij is het klantonderzoek ook een onderdeel van de totale customer journey en kunnen slimme oplossingen de klantbeleving reeds bij de start optimaliseren.

Wij voeren voor diverse partijen het klantonderzoek uit en kunnen hierin u zowel ondersteunen als adviseren.

Orderverwerking

Uw organisatie heeft een groot aantal nieuwe en bestaande klanten. Snelheid en kwaliteit zijn daarbij cruciaal bij het verwerken van de orders van uw klanten. Uw klant wilt haar product of dienst natuurlijk zo snel mogelijk in gebruik kunnen nemen. Daarbij is het onmisbaar dat het orderverwerking team naadloos aansluit op het sales team. Dit proces is voor uw klant namelijk onderdeel van de eerste ervaring van de service die uw bedrijf levert.

Het orderproces heeft met veel pieken en dalen te maken. Hierdoor kan het uitdagend zijn de capaciteit goed te kunnen managen. Dit komt vaak ten nadele van de snelheid van leveren en kan hoge kosten met zich meebrengen.

Q-linq heeft jarenlange ervaring met het verwerken van orders in combinatie met klantonderzoek (CDD) voor de financiële branche. Wij verwerken snel en accuraat inkomende orders conform de bij u verplichte wet- en regelgeving.

Vaak valt er veel tijd te winnen in het completeren van de orders. Denk hierbij aan het aanvullen van gegevens en/of documentatie. Vanuit onze ervaring hebben we geleerd dat het in dit proces belangrijk is om de nieuwe klant op een juiste wijze op te volgen, waardoor de doorlooptijden aanzienlijk verkort worden. Indien gewenst kunnen wij dit onderdeel van het orderproces ook voor u verzorgen.

Als financiële instelling wilt u een vergunning aanvragen of uitbreiden. Het is hierbij belangrijk om op de hoogte te zijn van de laatste stand van zaken bij een vergunningverlening en het aanvragen van een Verklaring van geen bezwaar (Vvgb).

Wij hebben een ervaren en succesvol team wat u kan ondersteunen bij de vaststelling aan welke eisen u moet voldoen om een vvgb of een vergunning te verkrijgen. Ook kunnen we u ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de documenten die voor de aanvraag noodzakelijk zijn en de aanvullende vragen die de toezichthouder kan stellen.

De huidige veranderingen op het gebied van regelgeving zijn ongekend en resulteren in uitdagingen voor ieder die gereguleerde activiteiten verricht.
Bovendien is de verwachting, gezien de agenda van Europese en nationale wetgevers, dat de regeldruk eerder meer dan minder wordt in de komende periode.

Als organisatie wordt u regelmatig geconfronteerd met toezichthouders als DNB en AFM, vereisten uit de Wft, en een niet aflatende stroom van nadere wet- en regelgeving. Het is een uitdaging om daaraan gevolg te geven en tegelijkertijd een focus op ondernemen te houden. Wij adviseren over financiële wet- en regelgeving en het structureren van uw beleid naar uw klanten toe.

Een goede bestuursstructuur vereist capabele mensen in de raad van bestuur (RvB) of directie en goede interne toezichthouders in de raad van commissarissen (RvC) of raad van toezicht. Heldere afspraken over informatievoorziening, bevoegdheden, formeel en informeel overleg en naleving van de Corporate Governance Code zijn cruciaal.

Bestuurders en commissarissen dragen niet alleen verantwoordelijkheid binnen hun eigen organisatie, maar ook daarbuiten. Daarom is een goede relatie met de verschillende stakeholders voor iedere onderneming van belang.

Wij kunnen u op diverse manieren met uw corporate governance helpen:

  • Self-assessments: onze gedragsdeskundigen helpen u bij het uitvoeren van self-assessments. U krijgt ook advies in de omgang met zwakke plekken in de structuur en cultuur van uw organisatie.
  • Stakeholder-relaties: onze consultants helpen uw organisatie om uw relatie met stakeholders te optimaliseren.
  • Corporate Governance Code: onze consultants adviseren u bij de naleving van de Corporate Governance Code en aanverwante wet- en de regelgeving.
  • Inrichting corporate governance: onze consultants helpen u bij de inrichting van uw corporate governance.

Compliance officer
Voor een financiële instelling is het verplicht om een compliance functie te hebben. Dit is vastgelegd in de Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Wet toezicht trustkantoren (Wtt) en onderliggende regelingen. Het aanstellen van een Compliance officer is overigens geen letterlijke verplichting in de Nederlandse toezichtswetgeving, het is daarentegen wel de meest gebruikelijke manier om een compliance functie in te vullen.

De compliance functie behoort tot de zogenaamde ‘tweede verdedigingslinie’ binnen de onderneming en dient op onafhankelijke wijze te kunnen functioneren.

Met name voor kleinere organisaties kan de interne invulling niet opportuun zijn, er is simpelweg te weinig capaciteit, kennis of middelen en de functie kan niet gecombineerd worden met andere verantwoordelijkheden.

Iedere organisatie mag de compliance functie uitbesteden. Ook de ondernemingen die op grond van de Wet op het financieel toezicht of de Wet toezicht trustkantoren verplicht zijn een compliance functie in te richten. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de compliance functie blijft altijd bij de onderneming zelf liggen.

Wij kunnen voor u de rol van extern Compliance officer invullen.

KYC / CDD Analyst
Voor tijdelijke en/of structurele ondersteuning kunnen wij uw klantonderzoek werkzaamheden met onze eigen inhouse analysten invullen. Daarnaast is het ook mogelijk om onze analysten op detacheringsbasis op uw locatie in te huren.

Onze analysten hebben jarenlange ervaring in het onboarden van nieuwe klanten en worden up to date gehouden met veranderende wet- & regelgeving.

Door de invoering van de ”herziene Europese betaalrichtlijn PSD2 (Payment Service Directive 2)” zijn er vele mogelijkheden voor nieuwe toetredende partijen die een vergunning kunnen aanvragen voor betaaldienst 7 & 8.

PSD2 zorgt voor een wettelijke grondslag voor twee nieuwe dienstaanbieders, die onder voorwaarden toegang kunnen krijgen tot de bankrekeningen die de banken beheren. Dit betreft het verlenen van dienstverlening over rekeninginformatie, ook wel een ”Account Information Service Provider (AISP)” genoemd, en de het verlenen van dienstverlening voor betaalinitiatie, ofwel de ”Payment Initiation Service Provider (PISP)”. Een AISP is een partij die met toestemming van de gebruiker van een betaaldienst rekeninginformatie bij de bank ophaalt en beschikbaar stelt. Een AISP kan zelf geen gelden overboeken van een betaalrekening, zij kunnen alleen de mogelijkheid aanbieden om een geaggregeerde weergave van eerdere transacties die al zijn uitgevoerd te laten zien. Een PISP is een dienstaanbieder die met toestemming van de gebruiker van een betaaldienst betalingen namens hem mag initiëren.

De Nederlandsche Bank (DNB)
Een groeiend aantal bedrijven bieden diensten aan hun klanten aan die een betaal vergunning vereisen. Q-linq heeft de mogelijkheid om bedrijven begeleiden in de voorbereiding en het indienen van de aanvraag voor het verkrijgen van een betaal vergunning bij De Nederlandsche Bank (DNB).